Cómo un ERP incrementa la rentabilidad de tu empresa constructora o desarrolladora inmobiliaria
Antes que nada, debemos de recordar dos puntos muy importantes:
El ERP que vayas a elegir para tu compañía, debe de ser una solución que ayude a optimizar los procesos de tu empresa.
Para que puedas optimizar procesos y recursos, el ERP debe de adaptarse a los procesos operativos de tu industria, y aún más de tu compañía. Esta herramienta debe de servir de apoyo a las áreas, no volver los procesos más complejos y burocráticos.
Control y Monitoreo de Costos: Cualquiera que sea el giro de tu compañía, el control de presupuestario es un punto imprescindible que debe de cubrir tu ERP. Recuerda que un ERP es una herramienta que te ayudará a controlar los recursos de tu empresa, y, por lo tanto; optimizar la salud económica de la misma.
En empresas especializadas en la Industria de la Construcción y el Desarrollo Inmobiliario, se debe de contemplar un ERP que contenga un módulo específico para la elaboración de presupuestos tanto para licitar y presentar a los clientes, como para controlar los costos y la gestión de estos.
En este tipo de empresas se puede tener una gama muy amplia de esquemas presupuestales (análisis de precios unitarios, presupuestos financieros, licitaciones de obra), por lo cual la herramienta deberá de ser flexible y deberá de adaptarse a la información y esquemas de presupuestación que tengan estas empresas.
El control de costo o control presupuestario de un sistema ERP para construcción o desarrolladora inmobiliaria debe tener la flexibilidad que la industria requiere, que proporcione un control presupuestal ya sea a nivel de insumo o a nivel financiero, adecuándose al dinamismo de los proyectos, tanto para el control de avances de cobra, compras de materiales o pagos de mano de obra.
Como podemos concluir la importancia de un sistema de control de costos de construcción es muy alta ya que proporcionará un control y monitoreo de la obra para una mejor rentabilidad de la empresa.
Planeación y Medición de Producción: Independientemente de que, si tu compañía fabrica “X” o “Y” producto, debes poder elaborar una planificación estratégica de los trabajos a realizar y el tiempo que te llevará llegar al producto final. Con esto, podrás identificar al máximo nivel de detalle casos de éxito para replicar en tus siguientes proyectos; o bien, identificar áreas de oportunidad con las cuales tendrás que tomar decisiones para optimizar tus procesos de producción.
Un software ERP para empresas constructoras debe de contener programas de obra, programas de suministro, incluso proyecciones financieras. Esto se debe a que a pesar de que sea una obra pequeña, se involucran muchas actividades, responsables, tiempo y dinero, y no contar con una herramienta como un ERP para construcción se puede volver un caos en la empresa constructora.
Ejecución / Producción: Toma como referencia que esto es el motor de tu empresa, y es indispensable cuidarlo. Ya que, es en este punto donde generalmente se encuentran las “fugas” o “robos hormiga”. Todo buen ERP cuenta con la funcionalidad de poder gestionar compras, vinculadas al control de costos que mencionamos anteriormente. Así como también, un manejo de inventarios detallado, seguimiento de entregas de insumos, medición y control del recurso humano; y en general, todo lo referente al control de producción de la empresa.
De igual forma el control de la mano de obra durante la ejecución es primordial para mantener en costo los proyectos para una constructora, por lo que la buena gestión de contratos de obra, estimaciones de avance, son primordiales para el éxito y logro de los objetivos.
En este punto es muy importante hacer énfasis en la trazabilidad de la información y siguiendo con el ejemplo del ERP para construcción. Este te permitirá poder llevar un monitoreo completo de un insumo adquirido, desde su nacimiento en el presupuesto, hasta cómo fue requerido, comprado, surtido e incluso, colocado en la obra. Esto te permitirá tener transparencia y obtener indicadores claves para tomar decisiones a nivel de productos, nuevamente para optimizar los recursos de la empresa y lograr el objetivo final el cual es ser una empresa más rentable.
Cuentas por Pagar: La gestión de proveedores y acreedores de una empresa constructora o desarrolladora inmobiliaria muchas veces es relacionada a una historia de nunca acabar, suena un poco dramático, lo sabemos. Esto se debe a que muchas veces el área de cuentas por pagar es el núcleo que une las diferentes áreas de la empresa; y estas carecen de comunicación entre ellas, lo cual provoca errores que al final afectan a la bolsa de la empresa. Un ejemplo muy sencillo y cotidiano que padecen estas empresas es el pago duplicado de facturas, no tener claridad en los estados de cuenta con los proveedores, no poder medir la eficiencia de estos, y un sinfín de más inconvenientes.
Un ERP especializado debe de resolver al 100% este punto, ya que uno de los beneficios principales de la obtención de un Sistema ERP es poder unificar los procesos y departamentos de tu empresa.
Generalmente esto funciona al unir procesos, por ejemplo: cuando se genera una orden de compra a un proveedor, y esta se encuentra autorizada; este debe de poder entregar su factura y los documentos que requieras, y subirlo al mismo Sistema ERP para su proceso de pago. El área de cuentas por pagar se volvería más bien un área estratégica para la empresa, debido que, al delegar este trabajo administrativo al proveedor, podrán elaborar proyecciones, flujos de caja, mejorar su relación con los proveedores, etc.
Es muy recomendable que aprovechando las tecnologías actuales, la gestión de proveedores sea realizada mediante algún portal Web, con el cual el proveedor cargue sus CFDI contra los pedidos o estimaciones autorizadas, disminuyendo de esta forma la carga administrativa de la constructora o desarrolladora inmobiliaria
Cuentas por Cobrar: Un sistema de planificación de recursos empresariales tiene como una de sus funciones básicas gestionar las relaciones con los clientes. Puedes tramitar los requerimientos de tus clientes con mayor rapidez y comprobar cuánto tiempo se invierte en todo el ciclo de venta de los productos. También podrás segmentar a los clientes potenciales facilitando la labor de los comerciales. El éxito depende de las buenas relaciones con los clientes, por lo que usar tu sistema ERP para hacer un seguimiento y promover esas relaciones te dará una ventaja competitiva.
El poder conocer quién nos debe, cuándo tiene que pagar, cuánto ha pagado, cuánto le queda al cliente por liquidar, suena a un juego de niños; sin embargo, esto suele volverse un dolor de cabeza en muchas empresas como desarrolladoras inmobiliarias debido a la complejidad de la operación, ya que existen muchas variantes.
El manejo de un ERP te ayudará a que tus finanzas mejoren debido a la automatización de la cobranza, y puedas enfocarte a la búsqueda de nuevos prospectos y clientes para seguir creciendo tu negocio.
La facturación 3.3 para desarrolladoras inmobiliarias se hará mucho más eficiente, utilizando funcionalidades de automatización para la emisión de dichas facturas, y procesos automatizados de recepción y aplicación de depósitos referenciados.
Gestión Contable: Las primeras plataformas ERP se centraron en la contabilidad. Si bien las opciones y funciones se han ido ampliado, la administración de las finanzas siempre será un aspecto central de la planificación de recursos empresariales. Un sistema ERP eficaz te sirve para hacer un seguimiento de la contabilidad de contructoras, ya sea la relativa al ejercicio actual como la revisión de las cuentas de otros años. También organiza la información de manera que puedas profundizar en los datos, pudiendo de esta manera obtener los estados financieros correspondientes de tu empresa, y al nivel de detalle requeridos al instante.
En las empresas constructoras y desarrolladoras inmobiliarias la actividad principal puede ser recurrente, por lo cual los ERPs especializados en construcción generarán la contabilidad de manera automatizada hasta en un 80% de los casos. Esto permitirá que tu área contable se vuelva más bien un área de contraloría, y que enfoque la mayoría de sus recursos a encontrar estrategias fiscales y financieras para maximizar tu compañía.
Seguridad de Datos: Todos los datos de la empresa se encuentran en un único contenedor (base de datos) y su acceso protegido y restringido por usuario, facilita y simplifica las labores de mantenimiento y backup.
Debido a la estructura organizacional de las desarrolladoras inmobiliarias, es importante que el sistema ERP proporcione un control de acceso a los usuarios, tanto por razón social, proyecto, función en la aplicación e incluso a nivel del tipo de insumo que puede gestionar cada usuario.